El 15 de junio del presente año, se publicó en el Diario Oficial de la Federación la Ley General de Archivos, y según lo estipulado en el artículo primero transitorio de la Ley, entrará en vigor a los 365 días de su publicación, y será a partir de esa fechaque los estados tendrán un plazo de un año para armonizar su legislación con la nueva normatividad.
Esta nueva Ley resulta muy ventajosa en la tarea de guarda y custodia de los documentos, -- históricos, personales, administrativos y legales--, fortaleciendo a las unidades de transparencia y acceso a la información, pues su tarea se complicabadebido al desorden que muchas dependencias tienen en la gestión de sus documentos y la forma de archivarlos, ubicarlos y resguardarlos.
En el caso de la ciudadanía el beneficio será grande, ya que la Ley exige la digilitación de los documentos personales, lo que implica que ya no tendrá que entregar infinidad de copias cada vez que haga un trámite ante alguna institución gubernamental.
La gestión documental, es todo aquello que se realiza de manera manual o sistematica para el buen manejo de la distribución, almacenamiento, consulta, reproducción y destrucción de los documentos físicos o electrónicos que se generan y salen de las instituciones públicas o privadas, esta gestión documental debe de ser mejorada y especializada de manera continua, bajo estándares de calidad y eficiencia,además, debe de ser regida por normas y reglamentos para ello, dando como resultado buenas prácticas en laadministración y flujo de documentos.
La Ley General de Archivos, dará la pauta a la obligatoriedad del resguardo digital de los documentos, y exigir que todas las autoridades federales, estatales y municipales, tengan todos sus archivos ordenados mediante sistemas y cuadros de identificación estandarizados, que permitan la rápida identificación y localización de los mismos, ahorrando tiempo y dinero en el proceso. Otro punto importante de la ley es que se exige que la documentación tenga guardia y custodia para evitar su perdida por negligencia y robo de los mismos, esto evitará que en cada cambio de administración se “pierdan” documentos que pudiesen ser prueba de corrupción, quienes realicen tales actos podrán ser sujetos de sanciones que consisten en penas de 3 a 10 años de prisión y multas de hasta 403 mil pesos.
Es importante mencionar que la implementación de esta Ley, vendrá a fortalecer la articulación entre el Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y protección de Datos, y el Sistema Nacional Anticorrupción, lo cual es un gran paso para generar buenas prácticas en el servicio público. PARA REFLEXIONAR
